Het was een brutale inbraak/kraak die bij de gemeente Purmerend aan de basis stond van de aanschaf van liefst drie aan elkaar gekoppelde sleutelkasten van Traka en NoRisk KeyManagement. “Op een goeie dag waren ineens alle sleutels van al onze gebouwen weg. Bij een brutale inbraak gestolen uit een werkplaats”, aldus Jaap Heijnis, werkvoorbereider Bouw en Installatietechniek bij de gemeente Purmerend.
Het gezicht van de doorgewinterde ambtenaar staat nog een beetje op onweer als hij verhaalt over deze trieste daad. “De dief was waarschijnlijk niet eens veel van plan met die koffer met sleutels, maar het feit lag er wel dat we heel snel alle sloten moesten vervangen van de ongeveer honderd gebouwen die we in de hele gemeente Purmerend in beheer hebben: scholen, sportzalen, buurthuizen, ga zo maar door.”
Vervolgens was er breed en diepgaand crisisberaad op hoog niveau, met als resultaat dat het sleutelbeheer werd geautomatiseerd. “We hadden er wel eens eerder aan gedacht, maar toen schrokken we nog van de prijs. Het is namelijk best een hele investering. Nu werd er bij wijze van spreken van alle kanten gelapt en moest het er ook komen. We werken er nu een aantal maanden mee en ik moet zeggen: het gaat perfect.” Margje Booij, de uitvoerende kracht bij het sleutelbeheer en de rechter plus de linkerhand van Jaap Heijnis, knikt bevestigend.
De gemeente Purmerend heeft drie identieke kasten aangeschaft. Een hangt er in het stadskantoor en de andere twee in de werkplaats Bouw en de werkplaats Installatietechniek. Jaap Heijnis: “In al die drie kasten hangt exact dezelfde set sleutels. Het werkt namelijk zo, dat zowel vanuit het stadskantoor hier als vanuit de werkplaatsen onze mensen met die sleutels op pad gaan naar een of meer gemeentelijke gebouwen."
Behalve onze eigen medewerkers hebben ook aannemers en installatiebedrijven sleutels nodig, omdat ze bijvoorbeeld in een bepaald pand aan het werk moeten. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat derden zomaar toegang krijgen tot de kast. Dat gaat dus via een gemeentelijk medewerker, die toegang heeft tot de kast. Die medewerker toetst op het display van de kast een code in die correspondeert met de betreffende aannemer of installateur en geeft de sleutel mee. Via die code registreert het systeem meteen wie op welk moment een sleutel in beheer en gebruik heeft genomen. Komt een sleutel niet bijtijds terug, dan kunnen we gericht actie ondernemen. Dat geldt ook voor medewerkers onderling. Je kunt zo in het systeem zien wie een bepaalde sleutel in beheer heeft.
In de praktijk zie je dat daar een bepaalde sociale controle van uit gaat en dat mensen elkaar veel makkelijkeren sneller op hun gedrag aanspreken. Vanzelf ontstaat er dan meer discipline.” Uiteraard staan de drie kasten direct met elkaar in verbinding. Jaap en Margje kunnen vanuit het stadskantoor precies zien welke sleutels er in de werkplaatsen in gebruik genomen of gegeven zijn. Jaap Heijnis is heel enthousiast over het systeem. “Je kan er van alles mee. Als ik bijvoorbeeld de sleutel van het museum voor iedereen wil blokkeren, behalve voor een directeur, dan kan dat.”
Hij is ook zeer te spreken over de aanpassingen die NoRisk heeft gemaakt om het voor de gemeente Purmerendprecies op maat te krijgen. “Wij wilden dat de medewerkers toegang krijgen tot de kast via een wat ik een druppel noem: een apparaatje dat met een druk op de knop de kast opent. We wilden voor derden, die sleutels meenemen, een codering die alles meteen registreert. Ook dat is keurig geregeld. Nogmaals, we zijn er heel content over en als er problemen zijn, reageren ze bij NoRisk meteen."
