Rabobank Den Haag en omgeving is een dynamische bank met als werkgebied de gemeenten Den Haag, Rijswijk, Wassenaar en Voorschoten. Eén van de kantoren in het centrum van Den Haag is het kantoor aan de Bezuidenhoutseweg.
Op dit kantoor zijn ca. 350 medewerkers werkzaam. Met behulp van een pas hebben zij toegang tot de verschillende ruimtes, maar voor sommige zaken hebben ze ook sleutels nodig. Zoals voor toegang tot de archieven van de afdeling Huis & Hypotheek en Private Banking, waarin de dossiers met gevoelige informatie van duizenden klanten zitten.
Daarnaast zijn er medewerkers die de sleutel van een bepaalde archiefkluis meerdere malen per dag nodig hebben. En weer andere medewerkers gaan regelmatig met een bedrijfswagen op pad. Voor de afdeling Facilitair Beheer was het uitgeven en innemen van deze sleutels, plus de bijbehorende administratie een hele zorg.
Maarten Kamerbeek, medewerker van deze afdeling, laat de oude sleutelkast met bijbehorende papieren administratie zien en zegt: ”Kijk dit werkt dus niet, mensen vullen voor ‘even’ een sleutel gebruiken niet dit formulier in. Ook helpt het niet om een grote zware klepel aan een sleutel te hangen. Dan nog raakt deze sleutel kwijt.”
Op een facilitaire vakbeurs liep Kamerbeek de stand van NoRisk KeyManagement op. Daar zag hij de oplossing voor het sleutelprobleem van zijn afdeling, een geautomatiseerde sleutelkast van Traka. Inmiddels is deze oplossing op de afdeling van Kamerbeek geïmplementeerd.
“Deze kast heeft een stuk rust gecreëerd op onze afdeling, we hoeven ons geen zorgen meer te maken over waar de verschillende sleutels zijn. Door middel van de eigen toegangspas krijgen medewerkers toegang tot de sleutels waarvoor zij bevoegd zijn. Alle handelingen met de kast worden geregistreerd en opgeslagen, zodat alles te traceren is met behulp van de Traka software.” aldus Kamerbeek. Voor de organisatie is het belangrijk dat deze oplossing de bedrijfsrisico’s beperkt en bijdraagt aan besparingen op het personele vlak.
Wat opvalt in de kast van deze Rabobank is het rijtje USB sticks. “Tot voor kort raakten de USB sticks die wij verstrekten alsmaar kwijt. Hoewel deze sticks niet veel kosten, was het toch een zorg van onze afdeling. Een medewerker die een presentatie moet houden, komt bij ons om eens stick vragen en als wij dan misgrijpen is dat voor iedereen vervelend. Nu we de sticks in de kast hangen, zijn we er nog niet één kwijtgeraakt. De kast zorgt er dus ook voor dat medewerkers zich verantwoordelijker gaan gedragen!”
Kamerbeek is dus erg tevreden met de geboden oplossing, maar heeft hij nog wensen voor de toekomst? “Jazeker, wat wij zouden willen is dat wanneer iemand voor een bepaalde dag een bedrijfsauto reserveert via ons intranet, dit ook kenbaar wordt gemaakt aan het Traka systeem. Op desbetreffende dag mag alleen die medewerker bij de sleutels van de gereserveerde auto. Indien een dergelijke koppeling mogelijk is, zouden we dat ook kunnen doen voor audiovisuele apparatuur zoals beamers. Maar dan moeten deze in lockers geplaatst worden. Deze hebben jullie toch ook?”
Vanzelfsprekend biedt NoRisk KeyManagement ook oplossingen die gebruik maken van lockers. En de wens om te kunnen koppelen met het Planon reserveringssysteem is inmiddels in behandeling genomen.
Download ook de case study Rabobank met daarin het verhaal van drie Rabobanken.
