RTV Noord-Holland is de publieke regionale omroep voor de gelijknamige provincie. Vanuit de hoofdstudio in Amsterdam worden radio- en televisieprogramma’s opgenomen en uitgezonden. Met 170 mensen in vaste dienst maakt RTV N-H dagelijks programma’s die voornamelijk een informatief en cultureel karakter hebben.
“Om snel een plotselinge gebeurtenis te verslaan, renden onze verslaggevers naar de kamer met apparatuur, gristen mee wat ze nodig hadden en vertrokken in de eerste de beste auto.” Aan het woord is Edwin Hoen tot zijn taak behoort het plannen van faciliteiten en de technische coördinatie daarvan. Hij vertelt over de situatie vóór het gebruik van Traka binnen RTV N-H.
Voor iedereen is het duidelijk dat die manier van werken grote risico’s met zich meebrengt. Denk daarbij aan vermissing van en schades aan kostbare opnameapparatuur. Maar ook het verhalen van boetes voor overtredingen of beschadigingen aan auto’s levert vervelende gesprekken op. De afdeling Facilitair Beheer liep eigenlijk altijd achter de feiten aan, wat heel veel tijd kostte.
Dit heeft deze afdeling doen besluiten om een pakket van wensen en eisen op te stellen voor een professioneel sleutelbeheersysteem. Via het internet kwam men bij NoRisk KeyManagement terecht die voor 95% aan de gestelde wensen / eisen voldoen. Daarna heeft RTV N-H een referentiebezoek gebracht aan de Vrije Universiteit van Amsterdam, alwaar men ook werkt met het Traka systeem. Ondanks de voor de omroep vrij forse investering, maar overtuigd van het nut ervan, is men toch tot aanschaf overgegaan.
“Wanneer een vers
laggever nu naar een gebeurtenis moet, loopt hij naar de Traka kast waartoe hij middels zijn ‘ druppel’ toegang tot krijgt. Hij pakt de sleutels van de apparatuur en auto die hij mee wil nemen. Vervolgens haalt hij die spullen uit de lockers en stapt in de auto op weg naar de gebeurtenis. Het systeem registreert al deze handelingen en via de Traka software weten wij altijd waar onze kostbare spullen zijn, wie en wanneer ze heeft gebruikt.”
“Deze werkwijze heeft ertoe geleid dat we ook veel meer met losse componenten zijn gaan werken. Voorheen was een camera compleet met lens en accu, nu zijn camera, lens en accu apart. Het voordeel hiervan is dat men altijd de juiste spullen pakt en geen overbodige spullen meeneemt wat uiteindelijk leidt tot een hogere beschikbaarheid van apparatuur.”
“Verder gebruiken we het systeem om apparatuur te reserveren, bijvoorbeeld voor de verslaggeving van sportwedstrijden. Van te voren weten we waar we gaan draaien en welke apparatuur er mee moet. Via de kast reserveren we die apparatuur, zodat de verslaggevers niet misgrijpen. Mocht het zo zijn dat iemand apparatuur gebruikt die al terug had moeten zijn, dan verstuurt de kast een SMS bericht.” De afdeling Facilitair Beheer loopt niet langer achter de feiten aan, maar heeft juist veel meer controle en veel meer tijd over voor andere zaken.
Een belangrijk ‘bijkomend’ voordeel van dit systeem is volgens Hoen de toegenomen verantwoordelijkheid van de medewerkers. Iedereen levert zijn spullen netjes in en wanneer er schades zijn dan worden deze keurig gemeld en kunnen deze ook verhaald worden. Dit levert een aanmerkelijk kostenvoordeel op.
“Nu we één jaar draaien durf ik wel te zeggen dat de kast heel veel tijd en geld bespaart, en zichzelf dus terugverdient.”
