Operationeel technicus Rob Brinkhof van de Diest Facilitaire Zaken afdeling Toegangsbeheer is bij de Vrije Universiteit in Amsterdam eerstverantwoordelijk voor alle sloten en sleutels. Het gaat bij deze universiteit met 3.000 medewerkers en 17.000 studenten om niet minder dan 7.500 sloten en 23.000 sleutels. Dus is enige structuur en overzicht wel gewenst. Fasegewijs is de Vrije Universiteit dan ook overgegaan op geautomatiseerd sleutelbeheer via Traka-kasten.
Rob Brinkhof vertelt dat NoRisk KeyManagement intussen vier kasten heeft geleverd. Voor ieder hoofdgebouw een grote en een vierde ‘overkoepelend’ kastje voor de afdeling Beveiliging Terreinen en Toegangscontrole. Er zijn twee kasten met honderd posities, één heeft er zestig en het vierde kastje telt twintig sleutelposities.
“Een van de drie kasten gaat NoRisk vervangen door een grotere kast. Dat is nodig vanwege de relatief grote aantallen sleutels per positie. Om die reden hebben we zelf een ruime sterke ring ontwikkeld waaraan de sleutelshangen. Die ring is verzegeld met een slotje waarvan wij als sleutelbeheerders exclusief het sleuteltje bezitten.”
De VU is nog niet zo ver dat het gehele sleutelbeheer van alle medewerkers verloopt via de Traka-kasten. Tot nu toe werken de diensten ermee die toegang moeten kunnen verkrijgen tot ruimten die bij wijze van spreken niet de hunne zijn. Je moet dan denken aan de schoonmaakdienst, de technische dienst en de beveiliging.
“Het gaat dus om medewerkers en functionarissen die in principe in meerdere ruimten - van anderen - moeten kunnen komen. We zijn ermee begonnen de schoonmaakdiensten te laten werken via de Traka-kasten. Het gaat daarbij om drie diensten van twee verschillende bedrijven met een totaal van ongeveer 150 functionarissen van een sterk wisselende samenstelling. Via een persoonsgebonden pasjessysteem willen wij daar toch direct zicht op houden. NoRisk en Traka hebben er via specifieke software voor gezorgd dat ons pasjessysteem is gekoppeld aan de Traka-kasten. Dat werkt op zich prima.
Het is zo geregeld dat een medewerker van de schoonmaakdienst via onze beveiligingsdienst in bezit komt van een betreffende sleutelbos. Hij/zij laat het pasje achter en krijgt dat na afloop van het werk weer terug bij inlevering van de sleutelbos. Het is via het systeem altijd mogelijk achteraf te achterhalen wie op een bepaalde dag gedurende welke periode de sleutels van een bepaalde ruimte in bezit heeft gehad ofwel daarvoor verantwoordelijk was. Als later blijkt dat er op het vlak van vermissing of anderszins iets aan de hand is, dan is via de Traka-sleutelkast altijd de betreffende informatie te verkrijgen. Het systeem signaleert en registreert namelijk alles.”
Zoals gezegd zijn de diverse faculteiten en bijbehorende medewerkers met hun eigen werkruimten (nog?) niet aangesloten op het systeem. Zij kunnen voor gevoelige ruimten of locaties waar verschillende mensen op gezette tijden moeten zijn wel posities afhuren in de Traka-kasten.
Rob Brinkhof is erg te spreken over het systeem en de samenwerking met NoRisk KeyManagement. “We kennen dit bedrijf en de mensen al een paar jaar en de samenwerking is prima. Ze houden rekening met onze specifieke wensen en ze leveren maatwerk. Ze zijn bovendien goed bereikbaar en komen meteen in actie als we ze nodig hebben voor een storing of iets anders. De service is prima.”
